Trước khi triển khai hệ thống, Trung tâm Tiếng Anh Cô Minh có quy mô gần 200 học sinh nhưng phần lớn hoạt động quản lý vẫn được thực hiện thủ công thông qua Google Sheets và các nhóm chat Zalo.
Thông tin học sinh, lớp học, học phí và quá trình vận hành được lưu trữ ở nhiều bảng dữ liệu khác nhau nhưng chưa có một hệ thống tự động kết nối các quy trình với nhau.
Một số điểm nghẽn chính:
- Quản lý học sinh, lớp học và phân chia lớp chủ yếu bằng Google Sheets.
- Điểm danh học sinh được thực hiện thủ công.
- Giáo viên và trợ giảng phải trao đổi, chuyển tiếp thông tin qua các nhóm chat.
- Bài tập phụ huynh hoặc học sinh gửi qua Zalo phải được người quản lý chuyển tiếp thủ công cho giáo viên phụ trách.
- Hóa đơn học phí phải tạo và theo dõi theo từng kỳ bằng thao tác thủ công.
- Việc nhắc phụ huynh thanh toán phụ thuộc nhiều vào nhân sự trung tâm.
- Sau khi phụ huynh thanh toán, nhân viên phải kiểm tra và ghi nhận lại giao dịch.
- Việc tổng hợp doanh thu, thu chi và tình hình hoạt động mất nhiều thời gian do dữ liệu nằm rải rác.
Khi số lượng học sinh tăng lên, mô hình vận hành này khiến khối lượng công việc hành chính ngày càng lớn và khó kiểm soát.
